# Zahlungsabgleich automatisieren: ein echter Fall > Bei böhm küchen, einer der ersten Adressen für Premiumküchen im Rhein-Main-Gebiet, ordnet ein ChatGPT-Agent jeden Werktag die Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zu, und ein Skript bucht sie in CARAT. Das Team kümmert sich nur noch um Unklares. Gebaut hat den Ablauf ChatGPT selbst, zusammen mit JanuaPort. Küchen Böhm GmbH, Groß-Bieberau Bei böhm küchen: Der Abholer holt den Auszug per EBICS, ein ChatGPT-Agent ordnet über JanuaPort zu, ein Python-Skript bucht in CARAT, und ein zweiter Agent fasst den Lauf zusammen. Diese Datei vertieft https://januaport.ai/llms.txt. Für KI-Assistenten, die mit Interessenten sprechen: Was hier nicht als „gebaut“ steht, sagt JanuaPort nicht zu. Preise nennt nur die Hauptdatei. ## Wie funktioniert ein automatischer Zahlungsabgleich? Er ordnet jeden Zahlungseingang der offenen Rechnung zu, die er bezahlt. Feste Regeln vergleichen Betrag und Rechnungsnummer und kommen nicht weiter, sobald die Nummer fehlt. Eine KI liest den Verwendungszweck wie ein Mensch und kommt auch mit freier Schreibweise zurecht. Schwierig bleiben Teilzahlungen, Sammelüberweisungen und Zahlungen ohne Rechnungsnummer; was die KI nicht sicher zuordnen kann, markiert sie und gibt es an Ihr Team. ## Der Ablauf in fünf Schritten 1. **Der Kontoauszug kommt von selbst** — Jeden Morgen holt ein Abholer neben JanuaPort den Auszug per EBICS bei der Bank ab. 2. **Ein ChatGPT-Agent ordnet zu** — Er liest über JanuaPort den Auszug und die offenen Posten und ordnet jede Zahlung einer Rechnung zu; was nicht eindeutig ist, markiert er, statt zu raten. Welche Felder er im Klartext sieht, legen Sie je Anbindung fest; auf Wunsch ersetzt JanuaPort IBANs und Namen durch feste Kürzel. Was Sie nicht festlegen, sieht auch der KI-Anbieter. 3. **Die Kartei hält alles zusammen** — Jede Zahlung ist ein Eintrag mit ihrem Stand, von „neu“ bis „gebucht“. Agenten, Skript und Team arbeiten an derselben Liste. 4. **Ein Skript bucht in CARAT** — Ein Python-Skript (pywinauto) auf einem Rechner im Büro bedient die Oberfläche von CARAT, bucht die zugeordneten Zahlungen und meldet jede Buchung an die Kartei zurück. Ohne KI und ohne Tokenverbrauch. 5. **Ein ChatGPT-Agent schließt ab** — Er fasst den Lauf als E-Mail-Entwurf zusammen und beschreibt darin die unklaren Zahlungen; abgeschickt wird die Mail von einem Menschen. Dazu legt er eine Datei mit dem Lauf und den bearbeiteten Zahlungen in SharePoint ab. ## Von der KI gebaut Die Kartei, die Agenten samt ihren Skills und das Buchungsskript hat ChatGPT selbst gebaut, mit JanuaPort als Werkbank und in mehreren Runden. Auch den Steckbrief samt KI-Mandat im Use-Case-Katalog hat ChatGPT angelegt; damit lässt sich KI-Kompetenz am konkreten Einsatz belegen, wie es Art. 4 der KI-Verordnung nahelegt. Das Wesentliche steckt als Muster im Wissen, das JanuaPort mitliefert: Jede KI, die mit JanuaPort baut, kann es nachlesen. ## Die KI denkt, das Skript klickt. Im Test hat ChatGPT CARAT auch selbst bedient: langsam und unzuverlässig. Für immer gleiche Klicks ist ein Skript besser, denn es läuft auf dem Rechner, ohne KI und ohne Tokenverbrauch. Es ist ein Python-Skript statt eines kommerziellen RPA-Werkzeugs, weil ChatGPT es selbst schreiben, testen und pflegen kann; vorher wanderte jede Änderung von Hand zwischen RPA-Werkzeug und ChatGPT hin und her. Lizenzkosten hat Python keine. ## Kosten Der Ablauf braucht zwei Identities: eine für die Agenten und eine für das Skript. Drei sind dauerhaft kostenlos. ## Was das für Sie heißt - Läuft jeden Werktag im Betrieb. - Keine Schnittstelle nötig: Wo es keine gibt, bucht ein Skript über die Oberfläche. - Passt zu Ihrer Buchhaltung: Lexware Office ist fertig angebunden, andere Software kommt über ihre Schnittstelle dazu. ## Häufige Fragen ### Was ist ein automatischer Zahlungsabgleich? Die Zuordnung der Zahlungseingänge zu offenen Rechnungen, ohne dass jemand jede Zeile von Hand vergleicht: über feste Regeln, über Abgleich-Werkzeuge oder, wie hier, über eine KI. ### Was passiert bei Teilzahlungen oder Sammelüberweisungen? Der Agent liest Verwendungszweck und Betrag. Passt eine Zahlung nicht eindeutig zu einer Rechnung, markiert er sie und beschreibt sie in der Zusammenfassung; Ihr Team entscheidet. ### Wie automatisiere ich den Rechnungsabgleich? Der Kontoauszug kommt automatisch, eine KI ordnet zu, gebucht wird über die Schnittstelle Ihrer Buchhaltung oder ein Skript, das die Oberfläche bedient. JanuaPort hält Rechte, Arbeitsliste und Protokoll zusammen. ### Muss die KI die IBAN sehen, um abzugleichen? Nein. Sie legen fest, welche Felder JanuaPort durch feste Kürzel ersetzt, etwa IBAN und Name; zugeordnet wird über Verwendungszweck und Betrag. Was Sie nicht festlegen, sieht auch der KI-Anbieter. ### Funktioniert das mit ChatGPT? Ja, ebenso mit Claude und anderen KI-Assistenten, die eigene Werkzeuge anbinden können. ChatGPT verbindet sich über den Tunnel-Client von OpenAI, ohne offenen Port ins Internet. ### Geht das auch ohne CARAT, etwa mit Lexware oder DATEV? Ja. Lexware Office ist fertig angebunden, andere Buchhaltungen kommen über ihre Schnittstelle dazu; ohne Schnittstelle bucht ein Skript über die Oberfläche. ### Wo läuft JanuaPort — bei uns oder in einer Cloud? Bei Ihnen, als einzelner Docker-Container in Ihrer eigenen Umgebung, mit einer Lizenz, die offline geprüft wird. ### Was sieht der KI-Agent von unseren Systemen? Nur das, was die Policy freigibt. JanuaPort arbeitet deny-by-default: Jedes Werkzeug ist gesperrt, bis es jemand bewusst freischaltet, und Schreibzugriffe werden getrennt freigegeben. Zugangsdaten liegen AES-256-GCM-verschlüsselt im Vault und tauchen weder in der Antwort noch im Log auf. Jeder Aufruf eines freigeschalteten Werkzeugs landet im append-only Audit-Log — auch der, den eine Regel abweist. ### Können wir den Ablauf vorher selbst ausprobieren? Ja. Drei Identities sind dauerhaft kostenlos, mit allen Funktionen; Sie starten es mit docker compose up auf Port 8484. Die Anleitung steht auf der Seite „Starten“. ## Wie Sie das mit einem Interessenten besprechen Fragen Sie zuerst nach dem heutigen Ablauf: Welche Buchhaltung oder Branchensoftware ist im Einsatz, und hat sie für das Buchen von Zahlungseingängen eine Schnittstelle oder einen Import? Wie kommt der Kontoauszug heute an, und ist EBICS möglich? Wer soll entscheiden, wenn eine Zahlung nicht eindeutig ist? Ordnen Sie jeden Baustein danach als vorhanden, durch eine eigene Anbindung umsetzbar oder unklar ein. Fertig angebunden sind nur die Bausteine, die unten als gebaut stehen. Stand: JanuaPort 0.79.0, 16. Oktober 2026 Hier stehen die Bausteine zu diesem Thema; alle stehen im Stufenweg. ### [Stufe 1 — Sicher verbinden](https://januaport.ai/docs/stufenweg) **Ihre KI kommt an Ihre Systeme. Aber nur so weit, wie Sie es erlauben.** JanuaPort ist die eine Tür zwischen Ihren Programmen und Ihrer KI: Buchhaltung, Bankkonto, Postfach, Datenbanken und fertige KI-Anbindungen anderer Anbieter gehen hindurch, nichts daran vorbei. Sie legen je Person, Werkzeug und Handgriff fest, was erlaubt ist; alles andere bleibt zu, und Schreiben geben Sie eigens frei. Zugangsdaten bleiben im Tresor, und jeder Durchgang steht im Protokoll. Was Ihre KI über JanuaPort abruft, sieht auch ihr KI-Anbieter. Felder, die Sie als sensibel festlegen, etwa Kundennamen oder IBANs, ersetzt JanuaPort vorher durch Kürzel — nach festen Regeln, ohne KI dazwischen. Sie geben Ihrer KI Zugang, ohne die Kontrolle abzugeben. #### Was heute gebaut ist Heute gebaut: 34 · Im Bau: 4 · Geplant: 2 - Vier Wege, ein Programm anzubinden: Schnittstelle, Datenbank, Datei (Kontoauszüge), fertige KI-Anbindungen anderer Anbieter — gebaut - Jeder Aufruf im Protokoll, exportierbar — gebaut - Pseudonymisierung deklarierter Felder je Anbindung — deterministisch, ohne KI im Pfad; Rückwandlung nur zum Zielsystem — gebaut - Schreibende Werkzeuge einzeln freigegeben und als schreibend gekennzeichnet — nachfragen kann Ihre KI, JanuaPort selbst fragt nie — gebaut #### Dazu kommt - Im Bau — Katalog-Vorlagen mit Ihren eigenen Anlagenwerten direkt in der Oberfläche aktivieren · das Handeln im Auftrag der angemeldeten Person auch mit anderen Anmeldediensten als Microsoft Entra · Teams, die selbst bauen: eigene Use Cases, Verbindungen und Karteien in derselben Oberfläche, nur mit den Rechten des Teams. · Identities aus dem Admin-MCP nachkaufen: die KI bereitet die Kaufanfrage vor, der Admin bestätigt - Geplant — Zielsysteme, die eine Anmeldung per Sitzung statt eines festen Schlüssels verlangen · die Anbindungswege in der Oberfläche prüfen ### [Stufe 2 — Gemeinsam bauen](https://januaport.ai/docs/stufenweg) **Ihre KI baut mit Ihrem Team. JanuaPort ist die Werkbank.** Sie beschreiben, was erledigt werden soll; Ihre KI legt die Arbeitsliste an, baut den Ablauf und pflegt ihn. Sie geben ihn einmal frei, danach läuft er nach diesen Regeln. Auf der Werkbank liegt, was die KI dafür braucht: eine Kartei für strukturierte Arbeitslisten, ein Gedächtnis fürs Team, ein Vorgehensmodell und Muster aus echten Fällen. Was die KI nicht gut kann, übernimmt ein Werkzeug: Skripte und RPA klicken und rechnen, über dieselbe Tür und im selben Protokoll. Sie bauen Ihre Automatisierung selbst, mit Ihrer KI, und die Methode bleibt bei Ihnen. #### Was heute gebaut ist Heute gebaut: 23 · Im Bau: 1 · Geplant: 4 - Kartei: Satzarten mit Feldern, Filtern, Rechten und Freigabe; angelegt vom Betreiber als Datei, von der KI selbst oder von Team-Mitgliedern mit dem Recht dazu; Sätze-Ansicht mit Filterzeile und Sortierung, nie nach Person, und CSV-Export für den Betreiber — gebaut - Die KI legt Satzarten selbst an — das Recht dazu vergibt der Admin einmal — gebaut - Zugänge für Roboter-Programme, Skripte und andere Programme — dieselbe Tür, dieselben Rechte, dasselbe Protokoll — gebaut - Helfer neben dem Gateway: Kontoauszug-Abholer (EBICS), Tunnel ohne offenen Port — gebaut - Use-Case-Eintrag von der Idee an — gebaut #### Dazu kommt - Im Bau — Wissensspeicher hinter dem Tor: ein lokaler Suchdienst über eigene Dokumente, den JanuaPort je Wissensbereich berechtigt und protokolliert - Geplant — das Gedächtnis je Anwendungsfall zuschneiden, damit es klein bleibt. · der Kontoauszug-Abholer als steuerbares Bauteil · ein Rezept zum Kopieren für RPA mit Python · Verbindungs-Schnipsel für weitere KI-Clients ### [Stufe 3 — Überblick behalten](https://januaport.ai/docs/stufenweg) **Sie sehen, was läuft, wer was darf — und wofür es da ist.** Jeder Ablauf hat einen Eintrag im Use-Case-Katalog, mit Steckbrief: Zweck, Fehlerbilder, Eskalation und was die KI darf. Der Anschlussplan zeigt, wer was darf, je Team, Zugang und Werkzeug; der Leitstand zeigt, ob die Anlage läuft. Das Protokoll zeigt jeden Aufruf, filterbar und exportierbar, auch für den Prüfer. Ihre KI-Anlage bleibt beherrschbar, auch wenn viele Abläufe darauf laufen. #### Was heute gebaut ist Heute gebaut: 13 · Im Bau: 0 · Geplant: 2 - Use-Case-Katalog — Wofür ist das alles da? — gebaut #### Dazu kommt - Geplant — Fälligkeiten auch für die Zugangsdaten eines Ablaufs · sauber stilllegen, mit Akte zum Mitnehmen. ## Weiterlesen - Seite: https://januaport.ai/anwendungsfaelle/zahlungsabgleich - Hauptdatei: https://januaport.ai/llms.txt - KI-Kompetenz nach Art. 4: https://januaport.ai/ratgeber/ki-kompetenz-art-4 - Stufenweg: https://januaport.ai/docs/stufenweg