Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
JanuaPort GmbH
Carl-Ulrich-Straße 1A, 64297 Darmstadt
E-Mail: office@januaport.ai

2. Hosting dieser Website

Diese Website wird über AWS Amplify Hosting und Amazon CloudFront (Amazon Web Services) in der Region Europa (Frankfurt, eu-central-1) betrieben. AWS verarbeitet dabei in unserem Auftrag technische Zugriffsdaten auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hoster technisch notwendige Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Ressource, übertragene Datenmenge, User-Agent). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

Einrichtungshilfe für KI-Assistenten

Für die Einrichtung von JanuaPort betreiben wir unter der Adresse https://docs-mcp.januaport.ai/mcp eine anmeldefreie Schnittstelle nach dem Model Context Protocol (MCP), die Sie mit Ihrem KI-Assistenten verbinden können. Sie liefert ausschließlich Einrichtungsanleitungen für JanuaPort; ein Konto, eine Anmeldung oder ein Cookie gibt es dabei nicht. Betrieben wird sie über Amazon API Gateway und AWS Lambda (Amazon Web Services) in der Region eu-central-1 (Frankfurt), auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Um eine Anfrage zu beantworten, verarbeitet AWS technisch notwendig die IP-Adresse, von der sie kommt — je nach KI-Assistent ist das Ihr eigener Rechner oder ein Server des KI-Anbieters. Ein Zugriffsprotokoll ist an dieser Schnittstelle bewusst nicht aktiviert — wir zeichnen also nicht auf, wer wann welche Anleitung abgerufen hat. Je Aufruf protokollieren wir ausschließlich technische Betriebsdaten: Zeitpunkt, eine zufällige Kennung des Aufrufs, Art und Pfad des Aufrufs, Statuscode, Dauer und Speicherverbrauch, dazu Start- und Stoppmeldungen der Laufzeitumgebung — ohne Ihre IP-Adresse und ohne den Inhalt Ihrer Anfrage, etwa Ihre Suchfrage. Diese Protokolle bewahren wir 14 Tage auf; danach werden sie automatisch gelöscht. Zusätzlich erfasst AWS zusammengefasste Zähler wie die Anzahl der Aufrufe und die Fehlerquote, ohne Bezug zu einzelnen Anfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer niedrigschwelligen Einrichtungshilfe und einem sicheren, stabilen Betrieb).

Was Sie Ihrem KI-Assistenten selbst mitteilen, verarbeitet dessen Anbieter nach seinen eigenen Bedingungen. An uns übermittelt der Assistent nur die Aufrufe der Schnittstelle — etwa eine Suchfrage, die er für Sie formuliert; beantwortet wird sie, ohne dass wir sie speichern.

Leiste und Knöpfe „Mit Ihrer KI über uns sprechen“. Auf unseren Seiten gibt es eine Leiste und Knöpfe, die einen vorformulierten Satz für Ihre KI in Ihre Zwischenablage kopieren. Dabei wird nichts an uns übertragen, nichts in Ihrem Browser gespeichert und nichts gezählt; Cookies setzen sie nicht. Was Ihre KI danach bei uns abruft, ist ein gewöhnlicher Seitenaufruf (oben in diesem Abschnitt) oder, wenn Sie unsere Anleitung als Konnektor eingebunden haben, ein Abruf unserer Einrichtungs-Anleitung (Abschnitt zum Einrichtungs-MCP).

Prüfung auf neue Versionen

Eine JanuaPort-Anlage fragt ab Werk regelmäßig die öffentliche Datei https://updates.januaport.ai/manifest.json ab, um Ihnen neue Versionen anzuzeigen. Der Abruf enthält keine Kennung der Anlage, keine Lizenzangaben und keine Nutzungsdaten. Wie bei jedem Abruf im Internet erreicht dabei die IP-Adresse der Anlage unseren Server; ausgeliefert wird die Datei über Amazon CloudFront auf Basis des bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Diese Abrufe protokollieren wir nicht. Sie können die Prüfung in der Anlage jederzeit abschalten.

5. Kundenkonto und Kundenbereich

Für den Kundenbereich unter /konto legen Sie ein persönliches Konto an. Die Benutzerverwaltung läuft über Amazon Cognito (Amazon Web Services), Region eu-central-1 (Frankfurt), auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Gespeichert werden dort Ihre E-Mail-Adresse, optional Vor- und Nachname, der Bestätigungsstatus Ihrer E-Mail-Adresse sowie — falls Sie sie aktivieren — die Einrichtung einer Zwei-Faktor-Anmeldung. Zusätzlich hinterlegen wir an Ihrem Konto, zu welcher Organisation Sie gehören und welche Rolle Sie dort haben (Inhaber, Admin oder Mitglied). Ein Passwort speichern wir nicht; es liegt ausschließlich als kryptografischer Hash bei Cognito. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

Zu Ihrer Organisation speichern wir in einer DynamoDB-Datenbank in der Region eu-central-1 (Frankfurt): Firmenname, Land, optional die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Rechnungs-E-Mail-Adresse, die Vertragsdaten (Anzahl der Nutzerkonten, Laufzeit, Verlängerungs- und Kündigungsdatum), die ausgestellten Lizenz-Token, die Zahlungsvorgänge mit Beträgen sowie — wenn Sie eine stellen — Ihre Anfrage nach der JanuaPort-Box: die dort angegebenen Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer), die Stückzahl und den Status der Anfrage. Zu jeder Anfrage speichern wir außerdem das Angebot, das wir Ihnen dazu machen: den angebotenen Betrag (netto, Umsatzsteuer und brutto), das Ende seiner Gültigkeit und ob es angenommen, abgelaufen oder zurückgezogen wurde. Nehmen Sie es an, wickeln wir die Zahlung wie jede andere über Mollie ab (siehe unten).

Wir speichern Ihre Erklärung, für ein Unternehmen und nicht als Verbraucher zu handeln — beim Anlegen einer Organisation oder, falls sie dort noch fehlt, vor der ersten Bestellung —, und bei einer Bestellung Ihre Zustimmung zu unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen, jeweils mit Angabe, wer sie abgegeben hat, wann und in welcher Fassung. Damit belegen wir, dass sich unser Angebot ausschließlich an Unternehmen richtet und zu welchen Bedingungen ein Vertrag geschlossen wurde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir die Angaben als Nachweis aufbewahren, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, sie belegen zu können).

Laden Sie Kolleginnen und Kollegen ein, verarbeiten wir deren E-Mail-Adresse, um das Konto anzulegen und die Einladung zu versenden.

Verträge im Kundenbereich. Bucht Ihre Organisation eine Leistung bei uns, etwa JanuaPort Managed, stellen wir den Vertrag im Kundenbereich bereit, und Inhaber der Organisation können ihn dort elektronisch annehmen. Dazu speichern wir den eingetippten Namen, die E-Mail-Adresse und die Kennung des Kontos, den Zeitpunkt, die Fassung des Vertrags und Prüfsummen seines Textes und seiner PDF-Datei. Außerdem speichern wir Angaben zur Anmeldung: wann Sie sich angemeldet haben, ob für Ihr Konto ein zweiter Faktor eingerichtet ist und ob Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht. Dasselbe gilt für unsere Gegenzeichnung. Diese Angaben fassen wir je Vertrag und Fassung in einem Prüfprotokoll zusammen. Wir verwenden es nur, um den Vertragsschluss nachzuweisen, und werten es nicht aus. Wird ein Vertrag auf Papier unterschrieben, speichern wir den Scan des unterschriebenen Vertrags, also auch die handschriftliche Unterschrift, und eine Prüfsumme der Datei. Wir verarbeiten diese Daten, um den Vertrag zu schließen und nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Vertragstexte, Nachweise und PDF-Fassungen liegen bei Amazon Web Services in Frankfurt, den wir als Auftragsverarbeiter einsetzen; über denselben Anbieter versenden wir die Benachrichtigungen per E-Mail. Abgeschlossene Verträge übernehmen wir samt Prüfprotokoll zusätzlich in unser Verwaltungssystem auf einem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland, die wir als Auftragsverarbeiter einsetzen. Im Kundenbereich löschen wir Vertrag, PDF-Fassungen und Nachweise 90 Tage nach Ende des Vertrags. In unserem Verwaltungssystem bewahren wir abgeschlossene Verträge samt Prüfprotokoll acht Jahre nach Vertragsende auf, wie es Handels- und Steuerrecht verlangen, und löschen sie zum Ende des Jahres, in dem diese Frist abläuft (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO).

Lizenzbedingungen und Software-Bezug

Wenn Sie den Lizenzbedingungen für die JanuaPort-Software zustimmen, speichern wir zu Ihrem Konto drei Angaben: die Fassung, der Sie zugestimmt haben, den Zeitpunkt der Zustimmung und die Stelle, an der sie erfolgt ist (Registrierung oder Kundenbereich). Zweck ist der Nachweis der Zustimmung; ohne die Fassungsangabe wäre er nicht führbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Ändern sich die Lizenzbedingungen, bitten wir Sie erneut um Zustimmung; die frühere bleibt als Nachweis für den Zeitraum bestehen, in dem sie galt.

Wenn Sie die Software über den Kundenbereich beziehen, liegt sie in einem nicht öffentlich zugänglichen Speicher bei Amazon Web Services in der Region eu-central-1 (Frankfurt) und wird über das Content-Delivery-Network Amazon CloudFront ausgeliefert. Dabei kann Ihre Anfrage über einen Netzknoten in Ihrer Nähe laufen; CloudFront ist ein weltweit verteiltes Netz, sodass eine Verarbeitung außerhalb der EU nicht ausgeschlossen ist. Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Standardvertragsklauseln mit AWS gelten auch hierfür. Jeder Abruf erfordert eine kurzlebige, an Ihr Konto gebundene Signatur; ohne sie wird die Auslieferung verweigert. Diese Signatur speichern wir nicht, und ein Zugriffsprotokoll ist auch an diesem Netzwerk bewusst nicht aktiviert — wir zeichnen also nicht auf, wer wann welche Datei heruntergeladen hat.

Lernbereich und Videoauslieferung

Im Lernbereich unter /academy speichern wir Ihren Lernfortschritt personenbezogen: zu jeder Lektion, welche Sie geöffnet oder als erledigt markiert haben, den Zeitpunkt des letzten Aufrufs und den des Abschlusses. Zweck ist allein, Ihnen anzuzeigen, wo Sie stehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Diese Daten sind ausschließlich Ihrem eigenen Konto zugeordnet und für andere nicht lesbar — auch nicht für die Inhaberin oder die Admins Ihrer Organisation, also Ihren Arbeitgeber. Das ist keine Zusage der Oberfläche, sondern eine Regel der Datenbank selbst. Schließen Sie einen vollständigen Lernpfad ab, entsteht zusätzlich ein Vermerk „Lernpfad abgeschlossen am …“ mit Ihrem Namen. Dieser Vermerk ist heute ebenfalls nur für Sie und für uns sichtbar; sollte er künftig einem Ausbildungspartner angezeigt werden, geschieht das erst nach einer entsprechenden Änderung dieser Erklärung.

Die Videos liegen in einem nicht öffentlich zugänglichen Speicher bei Amazon Web Services in der Region eu-central-1 (Frankfurt) und werden über das Content-Delivery-Network Amazon CloudFront ausgeliefert. Dabei kann Ihre Anfrage über einen Netzknoten in Ihrer Nähe laufen; CloudFront ist ein weltweit verteiltes Netz, sodass eine Verarbeitung außerhalb der EU nicht ausgeschlossen ist. Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Standardvertragsklauseln mit AWS gelten auch hierfür. Jeder Abruf erfordert eine kurzlebige, an Ihr Konto gebundene Signatur; ohne sie wird die Auslieferung verweigert. Ein Zugriffsprotokoll ist an diesem Netzwerk bewusst nicht aktiviert — wir zeichnen also nicht auf, welches Video wann von welcher IP-Adresse abgerufen wurde.

Release-Notes-Mail

Sobald wir eine neue Version von JanuaPort freigeben, informieren wir jedes aktive Mitglied einer Organisation mit laufendem Vertrag per Mail über die Änderungen — unverändert mit dem Text, den wir zu dieser Version veröffentlichen. Der Versand nutzt Ihre im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse sowie den Versanddienst Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services), Region eu-central-1 (Frankfurt), auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Damit eine Version nicht doppelt zugestellt wird, vermerken wir zu jeder verschickten Mail ausschließlich, an welches Konto und zu welcher Version bereits versandt wurde und wann — den Mailinhalt selbst speichern wir dabei nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Information über Änderungen an der von Ihnen bezogenen Software im Rahmen des laufenden Vertrags). Sie können den Bezug jederzeit beenden, ohne Ihr Konto zu verlieren: im Kundenbereich unter „Profil“ steht dafür ein eigener Schalter.

Zahlungsdienstleister Mollie

Zahlungen wickeln wir über die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande ab. Wenn Sie bestellen oder Ihre Zahlungsmethode wechseln, leiten wir Sie zu Mollie weiter. Ihre Zahlungsdaten geben Sie ausschließlich dort ein — IBAN, Kontoinhaber und Kartendaten werden von Mollie verarbeitet und erreichen unsere Systeme zu keinem Zeitpunkt. An Mollie übermitteln wir dafür Firmenname, Rechnungs-E-Mail-Adresse und den zu zahlenden Betrag. Von Mollie zurück speichern wir ausschließlich Referenzen: die Mollie-Kundennummer, die Mandatsnummer und deren Status, die verwendete Zahlungsart als Bezeichnung (z. B. „creditcard“) sowie die Zahlungs-ID des einzelnen Vorgangs. Liegt bereits ein Zahlungsmandat vor, buchen wir spätere Beträge — etwa zusätzliche Nutzerkonten oder eine JanuaPort-Box — darüber ab, ohne Sie erneut weiterzuleiten; die verarbeiteten Daten sind dieselben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Mollie ist insoweit eigenverantwortliche Stelle, die Datenschutzhinweise von Mollie gelten ergänzend.

Speicherdauer und Löschung

Ihr Konto und die zugehörigen personenbezogenen Daten löschen wir auf Ihre Anfrage hin sowie spätestens, wenn das Vertragsverhältnis beendet ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Wird Ihnen die Mitgliedschaft in einer Organisation entzogen, endet Ihr Zugriff auf deren Daten sofort. Ausgenommen von der Löschung sind Zahlungs- und Rechnungsdaten: sie unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB — je nach Unterlage sechs bis zehn Jahre) und werden bis zu deren Ablauf für die weitere Verarbeitung gesperrt statt gelöscht. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Anfragen zur Löschung richten Sie an office@januaport.ai.

6. Google Analytics 4

Wir setzen Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) nur ein, wenn Sie über den Cookie-Banner beim Seitenaufruf ausdrücklich zugestimmt haben (§ 25 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung wird kein Skript von Google geladen und es finden keine Verbindungen zu Google statt. Die Consent-Verwaltung selbst läuft vollständig lokal in Ihrem Browser über eine quelloffene Bibliothek (vanilla-cookieconsent) — dabei werden keine Daten an einen externen Consent-Dienstleister übertragen.

Erteilen Sie Ihre Einwilligung, verarbeitet Google Analytics pseudonymisierte Nutzungsdaten (u. a. besuchte Seiten, Verweildauer, grobe Standort- und Geräteinformationen), um uns anonymisierte, statistische Auswertungen zur Nutzung dieser Website bereitzustellen. Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten an Google LLC in die USA kommen; Google hat sich dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) unterworfen und stützt die Übermittlung hilfsweise auf EU-Standardvertragsklauseln.

Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar — über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer dieser Seite oder über das Cookie-Symbol am unteren linken Bildschirmrand. Ihre Entscheidung speichern wir in einem technisch notwendigen Cookie („cc_cookie“, Laufzeit 182 Tage). Es enthält nur die gewählten Kategorien, den Zeitpunkt Ihrer Entscheidung und eine zufällige Kennung und wird nur in Ihrem Browser ausgewertet. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Erst nach Ihrer Einwilligung setzt Google Analytics die Cookies „_ga“ und „_ga_“ mit einer angehängten Kennung (Laufzeit bis zu 400 Tage); widerrufen Sie, werden sie gelöscht. Weitere Cookies setzt diese Website nicht, und sie bindet keine sonstigen externen Tracker oder CDNs ein; verwendete Schriften werden zur Build-Zeit lokal ausgeliefert.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), für uns zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

8. Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Kontakt: office@januaport.ai

Meldungen zu Sicherheitslücken (koordinierte Offenlegung) nehmen wir unter security@januaport.ai entgegen; die Verarbeitung erfolgt wie bei jeder Kontaktaufnahme per E-Mail. Der Meldeweg ist maschinenlesbar unter https://januaport.ai/.well-known/security.txt hinterlegt.

Problemmeldungen aus JanuaPort. Ein Administrator kann aus der Software heraus ein Problem an uns melden. Gesendet werden die Beschreibung, die die Software vorher anzeigt, dazu technische Angaben zur Anlage: die Kennung der Installation, die Lizenz und die Versionsnummer. Namen oder Kontaktdaten sendet die Software nicht; personenbezogene Daten können nur in der Beschreibung stehen, wenn jemand sie dort einträgt. Wir verwenden die Meldung, um das Problem zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wie bei jedem Aufruf im Internet erreicht uns dabei die IP-Adresse der Anlage; gespeichert wird sie nicht. Die Meldung liegt zunächst in einem Zwischenspeicher bei Amazon Web Services in Frankfurt, den wir als Auftragsverarbeiter einsetzen, und wird von dort in unser Ticketsystem übernommen. Im Zwischenspeicher löschen wir sie 30 Tage nach der Übernahme, spätestens 90 Tage nach Eingang. Unser Ticketsystem betreiben wir selbst auf einem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland, die wir als Auftragsverarbeiter einsetzen; dort löschen wir die Meldung 30 Tage nachdem das Problem erledigt ist, spätestens zwölf Monate nach Eingang, und Sicherungskopien werden spätestens zwölf Monate später überschrieben. Haben wir für die Bearbeitung Leistungen abgerechnet, bewahren wir die zugehörigen Abrechnungsdaten (Datum, Zeitaufwand, Ticketnummer) nach den gesetzlichen Fristen auf (§ 257 HGB, § 147 AO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); den Inhalt der Meldung löschen wir trotzdem.