Anwendungsfall · Buchhaltung
Zahlungsabgleich automatisieren: Bei böhm küchen erledigt das jetzt die KI.
Kurz gesagt
Bei böhm küchen, einer der ersten Adressen für Premiumküchen im Rhein-Main-Gebiet, ordnet ein ChatGPT-Agent jeden Werktag die Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zu, und ein Skript bucht sie in CARAT. Das Team kümmert sich nur noch um Unklares. Gebaut hat den Ablauf ChatGPT selbst, zusammen mit JanuaPort.
Küchen Böhm GmbH, Groß-Bieberau
Seit 1972 eine feste Größe für Premiumküchen im Rhein-Main-Gebiet: Das familiengeführte Studio aus Groß-Bieberau plant Küchen auf höchstem Niveau, von „Architektur & Wohnen“ ausgezeichnet, und seine Kunden bestellen bis aus der Schweiz.
Grundlagen
Wie funktioniert ein automatischer Zahlungsabgleich?
Er ordnet jeden Zahlungseingang der offenen Rechnung zu, die er bezahlt. Feste Regeln vergleichen Betrag und Rechnungsnummer und kommen nicht weiter, sobald die Nummer fehlt. Eine KI liest den Verwendungszweck wie ein Mensch und kommt auch mit freier Schreibweise zurecht. Schwierig bleiben Teilzahlungen, Sammelüberweisungen und Zahlungen ohne Rechnungsnummer; was die KI nicht sicher zuordnen kann, markiert sie und gibt es an Ihr Team.
KI-AGENTEN · CHATGPT
TUNNEL · KEIN OFFENER PORT
IHR NETZein Docker-Container · keine Telemetrie
SYSTEME
AUDIT-LOG · APPEND-ONLY
- 08:02:11chatgpt-agent → kontoauszuege_read_statement✓ erlaubt
- 08:02:34chatgpt-agent → zahlungseingaenge_carat_add✓ erlaubt
- 08:04:52python-skript → zahlungseingaenge_carat_update✓ erlaubt
- 08:06:20chatgpt-agent → microsoft_graph_mail_create_draft✓ erlaubt
- 08:06:27chatgpt-agent → carat_zahlungsabgleich_write_file✓ erlaubt
Der Morgen von Hand
Keine schwierige Arbeit. Nur nie fertig.
In vielen Buchhaltungen beginnt jeder Werktag gleich: Kontoauszug öffnen, Umsätze mit offenen Rechnungen vergleichen, Zahlungseingänge markieren, den Vertrieb informieren.
Suchen
Kontoauszug hier, offene Posten dort — jeder Umsatz will erst einmal einer Rechnung zugeordnet werden.
Abtippen
Rechnungsnummern, Beträge, Verwendungszwecke wandern von Hand zwischen Buchhaltung, CRM und E-Mail.
Nachhaken
Was nicht sofort passt, bleibt liegen, bis die Mahnung beim zahlenden Kunden landet.
Der Ablauf
Bankabgleich und Rechnungsabgleich in fünf Schritten.
Der Kontoauszug kommt von selbst
Jeden Morgen holt ein Abholer neben JanuaPort den Auszug per EBICS bei der Bank ab.
Ein ChatGPT-Agent ordnet zu
Er liest über JanuaPort den Auszug und die offenen Posten und ordnet jede Zahlung einer Rechnung zu; was nicht eindeutig ist, markiert er, statt zu raten. Welche Felder er im Klartext sieht, legen Sie je Anbindung fest; auf Wunsch ersetzt JanuaPort IBANs und Namen durch feste Kürzel. Was Sie nicht festlegen, sieht auch der KI-Anbieter.
Die Kartei hält alles zusammen
Jede Zahlung ist ein Eintrag mit ihrem Stand, von „neu“ bis „gebucht“. Agenten, Skript und Team arbeiten an derselben Liste.
Ein Skript bucht in CARAT
Ein Python-Skript (pywinauto) auf einem Rechner im Büro bedient die Oberfläche von CARAT, bucht die zugeordneten Zahlungen und meldet jede Buchung an die Kartei zurück. Ohne KI und ohne Tokenverbrauch.
Ein ChatGPT-Agent schließt ab
Er fasst den Lauf als E-Mail-Entwurf zusammen und beschreibt darin die unklaren Zahlungen; abgeschickt wird die Mail von einem Menschen. Dazu legt er eine Datei mit dem Lauf und den bearbeiteten Zahlungen in SharePoint ab.
Von der KI gebaut
ChatGPT hat den Ablauf gebaut.
Die Kartei, die Agenten samt ihren Skills und das Buchungsskript hat ChatGPT selbst gebaut, mit JanuaPort als Werkbank und in mehreren Runden. Auch den Steckbrief samt KI-Mandat im Use-Case-Katalog hat ChatGPT angelegt; damit lässt sich KI-Kompetenz am konkreten Einsatz belegen, wie es Art. 4 der KI-Verordnung nahelegt. Das Wesentliche steckt als Muster im Wissen, das JanuaPort mitliefert: Jede KI, die mit JanuaPort baut, kann es nachlesen.
Die Erkenntnis
Die KI denkt, das Skript klickt.
Im Test hat ChatGPT CARAT auch selbst bedient: langsam und unzuverlässig. Für immer gleiche Klicks ist ein Skript besser, denn es läuft auf dem Rechner, ohne KI und ohne Tokenverbrauch. Es ist ein Python-Skript statt eines kommerziellen RPA-Werkzeugs, weil ChatGPT es selbst schreiben, testen und pflegen kann; vorher wanderte jede Änderung von Hand zwischen RPA-Werkzeug und ChatGPT hin und her. Lizenzkosten hat Python keine.
Kosten
Läuft mit der kostenlosen Version.
Der Ablauf braucht zwei Identities: eine für die Agenten und eine für das Skript. Drei sind dauerhaft kostenlos.
Was das für Sie heißt
- Läuft jeden Werktag im Betrieb.
- Keine Schnittstelle nötig: Wo es keine gibt, bucht ein Skript über die Oberfläche.
- Passt zu Ihrer Buchhaltung: Lexware Office ist fertig angebunden, andere Software kommt über ihre Schnittstelle dazu.
Mit Ihrer KI besprechen
Diesen Use Case mit Ihrer KI durchgehen.
Kopieren Sie diesen Satz in Ihre KI. Sie liest die Beschreibung des Ablaufs und bespricht mit Ihnen, ob er zu Ihrem Betrieb passt.
Lies https://januaport.ai/anwendungsfaelle/zahlungsabgleich.md und erkläre mir, ob und wie wir unseren Zahlungsabgleich so automatisieren könnten: mit welcher Buchhaltung, welchen Bausteinen und was davon heute gebaut ist.
Häufige Fragen
Was Buchhaltung und IT zuerst fragen.
Was ist ein automatischer Zahlungsabgleich?
- Die Zuordnung der Zahlungseingänge zu offenen Rechnungen, ohne dass jemand jede Zeile von Hand vergleicht: über feste Regeln, über Abgleich-Werkzeuge oder, wie hier, über eine KI.
Was passiert bei Teilzahlungen oder Sammelüberweisungen?
- Der Agent liest Verwendungszweck und Betrag. Passt eine Zahlung nicht eindeutig zu einer Rechnung, markiert er sie und beschreibt sie in der Zusammenfassung; Ihr Team entscheidet.
Wie automatisiere ich den Rechnungsabgleich?
- Der Kontoauszug kommt automatisch, eine KI ordnet zu, gebucht wird über die Schnittstelle Ihrer Buchhaltung oder ein Skript, das die Oberfläche bedient. JanuaPort hält Rechte, Arbeitsliste und Protokoll zusammen.
Muss die KI die IBAN sehen, um abzugleichen?
- Nein. Sie legen fest, welche Felder JanuaPort durch feste Kürzel ersetzt, etwa IBAN und Name; zugeordnet wird über Verwendungszweck und Betrag. Was Sie nicht festlegen, sieht auch der KI-Anbieter.
Funktioniert das mit ChatGPT?
- Ja, ebenso mit Claude und anderen KI-Assistenten, die eigene Werkzeuge anbinden können. ChatGPT verbindet sich über den Tunnel-Client von OpenAI, ohne offenen Port ins Internet.
Geht das auch ohne CARAT, etwa mit Lexware oder DATEV?
- Ja. Lexware Office ist fertig angebunden, andere Buchhaltungen kommen über ihre Schnittstelle dazu; ohne Schnittstelle bucht ein Skript über die Oberfläche.
Wo läuft JanuaPort — bei uns oder in einer Cloud?
- Bei Ihnen, als einzelner Docker-Container in Ihrer eigenen Umgebung, mit einer Lizenz, die offline geprüft wird.
Was sieht der KI-Agent von unseren Systemen?
- Nur das, was die Policy freigibt. JanuaPort arbeitet deny-by-default: Jedes Werkzeug ist gesperrt, bis es jemand bewusst freischaltet, und Schreibzugriffe werden getrennt freigegeben. Zugangsdaten liegen AES-256-GCM-verschlüsselt im Vault und tauchen weder in der Antwort noch im Log auf. Jeder Aufruf eines freigeschalteten Werkzeugs landet im append-only Audit-Log — auch der, den eine Regel abweist.
Können wir den Ablauf vorher selbst ausprobieren?
- Ja. Drei Identities sind dauerhaft kostenlos, mit allen Funktionen; Sie starten es mit docker compose up auf Port 8484. Die Anleitung steht auf der Seite „Starten“.
Selbst ausprobieren
Selbst ausprobieren.
Ein docker compose up, Port 8484 — drei Identities dauerhaft kostenlos, mit vollem Funktionsumfang. Keine Telemetrie.