KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung: am konkreten Einsatz sichern und belegen

Rechtsgrundlage

Was verlangt Art. 4 seit der Neufassung 2026?

Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und aller Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Dabei zählen Vorwissen, Erfahrung und Ausbildung der Beschäftigten und der Kontext, in dem die KI eingesetzt wird.

Die Verordnung beschreibt KI-Kompetenz als die Fähigkeit, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken bewusst zu sein, auch der möglichen Schäden. In der Praxis heißt das drei Dinge:

1. Verstehen, wie das System grundsätzlich arbeitet und wo es sich irren kann.

2. Wissen, wofür man es nutzt und ausdrücklich, wofür nicht.

3. Ergebnisse prüfen, statt sie ungeprüft zu übernehmen.

Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 steht ausdrücklich im Gesetz, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantiert werden muss. Gefordert ist, dass das Unternehmen etwas tut, nicht, dass es ein Ergebnis bescheinigt.

Geltungsbereich

Wer ist betroffen, auch kleine Firmen?

Ja. Art. 4 unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich einsetzt. Ein Betrieb, dessen Buchhaltung mit einem KI-Assistenten arbeitet, gehört dazu. Der Aufwand richtet sich nach dem Einsatz: Wer KI für einen klar umrissenen Vorgang nutzt, braucht weniger als ein Unternehmen, das KI über viele Abteilungen verteilt.

Einordnung

Reicht eine Schulung?

Eine allgemeine Schulung ist ein guter Anfang, aber sie beantwortet nicht, was ein Mitarbeiter über seinen Einsatz wissen muss. Das Gesetz nennt ausdrücklich den Kontext, in dem die KI eingesetzt wird. Die Buchhalterin, deren KI Zahlungseingänge abgleicht, muss wissen, wann ein Abgleich unsicher ist und wen sie dann fragt. Das steht in keiner allgemeinen Schulung. Ein Zertifikat oder Siegel schreibt Art. 4 nicht vor.

Nachweis

Wie belegt man KI-Kompetenz am konkreten Einsatz?

Mit drei Angaben je Einsatz, schriftlich und bevor die KI loslegt:

• Zweck: Was soll die KI hier tun, für wen, und woran merkt man, dass es funktioniert?
• Grenze: Wofür ist dieser Einsatz ausdrücklich nicht gedacht, und wo kann die KI sich irren?
• Eskalation: Wann entscheidet ein Mensch, und wer ist das?

Zweck, Grenze, Eskalation: Wer diese drei Fragen je Einsatz beantwortet und aufschreibt, hat den Kern von KI-Kompetenz im Arbeitsalltag.

Dazu kommt ein Verantwortlicher, der für den Einsatz geradesteht, und ein Verlauf, in dem steht, was wann entschieden wurde. So ein Dokument wird oft „KI-Mandat“ genannt. Es ist kein Rechtsdokument, sondern die gelebte Praxis auf Papier.

Dokumentation

Was sollte man dokumentieren?

• welche KI-Systeme im Einsatz sind und wofür,
• je Einsatz: Zweck, Grenze, Eskalation und den Verantwortlichen,
• wer auf welche Daten und Systeme zugreifen darf, und warum,
• was die KI tatsächlich getan hat: welche Zugriffe, wann,
• welche Maßnahmen zur Kompetenz es gab: Einweisung, Schulung, Unterlagen.

Wichtig ist, dass die Dokumentation mit dem Einsatz entsteht und nicht nachträglich aus dem Gedächtnis.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung. Wie Art. 4 im Einzelfall umzusetzen ist, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung.

JanuaPort

Wie JanuaPort dabei hilft

JanuaPort ist ein self-hosted MCP-Gateway: die eine Tür, durch die eine KI an die Systeme eines Unternehmens darf, fein berechtigt und protokolliert. JanuaPort erfüllt die Pflicht aus Art. 4 nicht für Sie, und es bescheinigt nichts. Es hilft, KI-Kompetenz am Einsatz aufzubauen und zu belegen.

Heute gebaut:

• Bau-Modus mit Pflichtfragen. Baut ein Mitarbeiter mit seiner KI einen neuen Ablauf, liefert JanuaPort der KI ein Vorgehensmodell mit. Danach stellt sie vor dem Bau Pflichtfragen, darunter: Wer ist verantwortlich? Was ist der Zweck, und woran merkt man, dass er erreicht ist? Wer bestätigt, wenn Geld fließt oder etwas das Haus verlässt? Was passiert im Fehlerfall? Was kann das System hier nicht?

• Ein Steckbrief je Anwendungsfall. Zweck und Verantwortlicher stehen im Steckbrief, die Antworten auf die Pflichtfragen als Entscheidungen in einem Verlauf, der sich nicht nachträglich ändern lässt.

• Rechte mit Herkunft und ein lückenloses Protokoll. Die KI darf nur, was ausdrücklich freigegeben ist, und jeder Aufruf eines freigegebenen Werkzeugs steht im Protokoll.

• Verständnis-Schritt und KI-Mandat. Im Bau-Modus hält die KI mit dem Menschen fest, wofür ein Anwendungsfall nicht gedacht ist, wo die KI sich irren kann und wohin eskaliert wird; der Mensch bestätigt das in eigenen Worten. Das Ergebnis lässt sich als KI-Mandat exportieren: als Hilfe für den Nachweis, nicht als Bescheinigung.

Geplant:

• kurze Online-Schulungen zur KI-Kompetenz.

Was davon heute gebaut ist und was geplant, steht immer aktuell im Stufenweg. Wie ein Steckbrief samt KI-Mandat im Betrieb entsteht, zeigt der Zahlungsabgleich am echten Fall.

→ Stufe 2: Gemeinsam bauen · Stufe 3: Überblick behalten · Wer darf was — Governance